Facilities Management (FM) este o industrie in continua schimbare, ceea ce presupune o adaptare continua la aceste schimbari in cadrul organizatiilor. Unele companii nu isi dau seama de impactul pe care il are gestionarea serviciilor de FM si nu angajeaza o persoana specializata sau chiar aloca sarcinile de FM ca atributii unei persoane din alt departament (financiar, logistica). Acesta abordare vine de cele mai multe ori ‘la pachet’ cu lipsa unui buget de FM, a unor subcontractori specializati si a instrumentelor necesare pentru gestionarea acestora. Bineinteles acestea sunt cazuri extreme. Dar o multime de provocari din FM determina organizatiile sa faca o serie de greseli critice pentru operatiunile lor.

Iata cele patru greseli frecvente pe care companiile le pot face in activitatile de Facilities Management:

1. Actiuni reactive in locul unei politici proactive de FM
Mentenanta planificata este mult mai putin costisitoare pe termen mediu decât o politica de efectuare a reparatiilor doar atunci când s-au defectat echipamentele. Aparitia defectiunilor care pot bloca activitatea companiei sau care genereaza timpi foarte mari de reparatii aduc costuri mari care nu au fost luate in calcul. Utilizarea unui instrument cum este planul de mentenanta computerizat, accesul la acesta fiind furnizat chiar de contractorul de FM, poate duce la planificarea corecta a activitatii, un risc redus de avarii, o planificare a costurilor si o durata extinsa de functionare a echipamentelor.

2. Lipsa unei politici in ceea ce priveste managementul furnizorilor de FM
De multe ori, organizatiile nu au stabilit procese pentru selectarea, gestionarea si plata contractorilor de FM. Acest lucru poate provoca probleme, care pot avea repercusiuni negative asupra operatiunilor companiei:
• Repercusiuni de natura juridica – Daca sunt selectati contractori care nu respecta cerintele de conformitate, in special cele referitoare la angajarea personalului si respectarea normelor de protectia muncii.
• Repercusiuni de natura comerciala – Daca nu se fac Acorduri de nivel de serviciu (SLA) clar definite cu partenerii de FM pot aparea intârzieri la timpul de raspuns si la finalizarea lucrarilor. Fara acorduri SLA pe fiecare etapa a ciclului de viata a echipamentelor,  pot aparea nenumarate probleme in relatia "beneficiar-contractor".
• Repercusiuni de natura reputationala – Neplata contractorilor si facturile neinchise in timp util, poate afecta in timp relatia profesionala si genera lipsa de incredere, dar si o reputatie negativa in piata.

Cel mai important lucru este sa se creeze un flux de gestionare corespunzatoare a contractorilor si sa se stabileasca acroduri SLA detaliate. Furnizarea unui feedback pozitiv si constructiv poate imbunatati relatiile dintre partile contractante, ca si procesarea rapida a facturilor si o comunicarea clara. De asemenea, implementarea unei platforme specializata de software de automatizare este foarte utila pentru a crea o baza de date cu informatii esentiale despre servicii. Companiile interesate pot solicita subcontractorului sa puna la dispozitie o astfel de platforma.

3. Utilizarea unei platforme de software pentru analiza datelor de FM
Multe companii de Facilities Management analizeaza inca toate datele in Excel. Acest lucru poate functiona pe termen scurt, dar managerii realizeaza rapid faptul ca volumul de date pe care il au este prea mare, iar rezultatul nu este scalabil si poate avea erori. Pentru prevenirea pierderilor, echipele de FM au nevoie de acces frecvent la date exacte si o metoda simplificata de comunicare.

Managerii de FM trebuie sa integreze in procesele existente o platforma software cu functionalitati avansate de analiza. Tehnologia de specialitate colecteaza, integreaza, organizeaza si evalueaza datele din diverse surse, in mod automat si precis, permitând transparenta datelor si generând rapoarte clare. In aceste platforme se pot personaliza tablourile de bord de raportare pe baza prioritatilor utilizatorilor, cum ar fi performanta activelor, conformitatea cu contractantii sau evolutia cheltuielilor. In acest fel se pot identifica tendintele, modelele si valorile cheie din cadrul seturilor de date si se pot utiliza aceste informatii pentru a se lua deciziile.

4. Alocarea de resurse insuficiente pentru gestionarea serviciilor de FM
In anumite cazuri, organizatiile nu aloca resursele necesare pentru gestionarea facilitatilor, fie ca este vorba de buget, de forta de munca sau de tehnologie. De fapt, nu este neobisnuit ca o singura persoana sa fie responsabila pentru toate operatiunile de instalatii, chiar si pentru organizatiile cu locatii multiple. Aceasta lipsa de resurse si de focus poate afecta operatiunile, poate duce la stagnarea proactivitatii si la mentinerea unei eficiente scazute, dar si la cheltuieli ridicate.

Prin utilizarea unei platforme de software se poate mentine numarul de resurse alocate pentru gestionarea facilitatilor. In plus, prin utilizarea automatizarilor se pot reduce operatiunile de FM si sarcinile care necesita mult timp, cum ar fi programarea comenzilor de lucru si confirmarea conformitatii furnizorului. Automatizarea proceselor de FM se poate face in toate locatiile companiei dintr-un singur tablou de bord, sporind eficienta, reducând cheltuielile si creând o baza de date centrala de date de FM la nivelul intregii organizatii.

Autor: Lucian Anghel (foto), Fondator si CEO, Timepal Romania si Facilities Management Services

Recomanda articolul